こんにちは！半田貞治郎です。
群馬県庁は、業務効率化を目指し、ビットキー社のコネクトプラットフォーム「workhub」とスマートロックを21カ所の会議室に導入しました[1][2]。この革新的なシステムは、従来の鍵の貸し出し方式に伴う様々な課題を解決し、職員の業務効率を大幅に向上させました。
33階建ての県庁舎では、会議室が複数階に点在しており、これまでは11階の財産有効活用課の窓口で鍵を借りる必要がありました[1]。この方式では、会議の前後に鍵を持ち運ぶ時間が職員の負担となっていただけでなく、鍵の返却が遅れると次の利用者が会議室を使用できないという問題も発生していました[1]。
新システムの導入により、これらの問題が解消されました。各課に配布されたカードキーを使用することで、Outlookカレンダーで予約した会議室の鍵を直接解錠できるようになりました[1]。これにより、鍵の受け渡しや記録表への記入といったアナログな作業が不要となり、会議時間が10～20分短縮されました[1][2]。
workhubシステムの特徴として、県庁のWi-Fiではなくセキュアなセキュリティを確保できるLTE通信を利用している点が挙げられます[1]。また、将来的にはOutlookカレンダーとの連携も可能であり、工事不要でコスト面での負担も少ないことが導入の決め手となりました[1][2]。
導入後の効果を測定するため、群馬県庁は職員にアンケートを実施しました。その結果、98%の職員が「便利になった」と回答し、63.9%が1会議あたり10分以上の時間短縮効果があったと報告しています[1][2]。これは、業務効率化の成功を示す明確な指標といえるでしょう。
さらに、このシステムにより、定時以降や急な会議の際にもスムーズに会議室を利用できるようになりました[1]。これは、柔軟な働き方を支援し、職員の生産性向上にも貢献しています。
群馬県庁は今後、さらなる業務効率化を目指し、コワーキングスペースのセキュリティシステムの一元化や公用車の鍵管理のデジタル化も検討しています[2]。このような取り組みは、地方公共団体のDX推進の好例として、他の自治体にも参考になるでしょう。
Citations:
[1] https://japan.zdnet.com/article/35226326/
[2] https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000165.000040203.html
[3] https://www.itmedia.co.jp/news/articles/2411/20/news129.html
[4] https://lesspaper.sios.jp/articles/020748.html
[5] https://news.yahoo.co.jp/articles/319506f92efe26f36071c23badb3d0dcaf8ca65d
[6] https://xexeq.jp/blogs/media/topics24640
[7] https://xexeq.jp/blogs/media/topics24790
[8] https://twitter.com/BitkeyInc/status/1858740865881321934
